J’ai 1000 priorités, réparties sur deux, trois, parfois quatre activités différentes.
Je bosse quatre jours par semaine. Le mercredi, je m’occupe de mes filles de 2 et 6 ans.
Jusqu’à il y a quelques mois, je faisais un peu à l’arrache. Je savais que j’avais des choses à faire et j’essayais de faire un bon mix entre ce qu’il fallait absolument terminer dans la semaine, les sujets plus longs à préparer et les réunions qui arrivaient.
C’est compliqué !
Et puis je me suis rappelé mon passé de Product Owner et les méthodes agiles.
Alors, je te vois déjà lever les yeux au ciel. Les sprints, les backlogs, les tickets à remplir… Ceux qui l’ont vécu le savent : organiser un backlog et gérer des sprints, c’est presque un métier à plein temps.
Sur le papier, c’est très chronophage. Pourtant, cette méthode m’aide aujourd’hui à gagner du temps, à produire plus de choses et surtout à savoir ce que j’ai réellement fait de mes semaines.
Pourquoi je suis revenu aux sprints
La méthode agile a au moins un mérite : elle met un plan clair sur ce qu’on compte faire pendant les prochains jours. C’est ce que je cherchais !
Mon Super Kanban est le système dans lequel je regroupe mon backlog, les tâches prévues dans le sprint et leur avancement. Le lundi matin, je me pose et je construis ma semaine.
Je laisse de la place aux imprévus, évidemment. Mais je me fais aussi un contrat avec moi-même : cette semaine, je dois conclure cette liste de tâches.
Pas trop, pas pas assez. Juste ce qu’il faut pour bosser sereinement et ne pas me demander tous les matins si je n’ai pas oublié quelque chose.
Je ne prépare pas ma semaine tout seul
Non non, j’ai mon petit Codex avec moi.
Dans mon usage, Codex ou Claude peuvent jouer ce rôle à condition d’avoir accès au même contexte. Petit à petit, j’ai donné à mon agent accès à mes réunions, mes différents projets et mes listes de tâches stockées dans Notion.
Je trouve que ça enlève énormément de frictions.
Si je lui dis que je dois préparer un Playbook Onboarding avec Marie et Julien, il peut me proposer un découpage en tâches et en jalons intermédiaires.
Le lundi matin, on discute de la semaine. Il regarde les éléments déjà présents, me propose un sprint avec plusieurs variantes et fait ressortir les sujets potentiellement intéressants. De mon côté, j’ajoute les contraintes ou les tâches auxquelles il n’a pas accès, puis je valide ce qui entre réellement dans le sprint.
Et pendant la semaine, dès que je pense à quelque chose, je lui dis. Il peut l’organiser dans le backlog ou le proposer pour un prochain sprint.
Ce système peut déjà fonctionner avec Notion AI si tout est stocké au même endroit. Personnellement, je trouve simplement plus puissant d’avoir Codex à côté.
D’abord, fermer la semaine précédente
La première chose à faire, c’est de clore la semaine précédente.
Tu n’as pas fini certaines choses ? Ce n’est pas grave. Mais il faut s’en occuper avant de remplir à nouveau la semaine.
Pour chaque tâche encore ouverte, je me pose quelques questions :
- Pourquoi je ne l’ai pas terminée : élément bloquant, manque de temps, priorité finalement moins forte ou tâche beaucoup plus longue que prévu ?
- Est-ce qu’il faut toujours la faire ?
- Si oui, doit-elle vraiment entrer dans le sprint de cette semaine ?
- Sinon, est-ce que je la supprime ou est-ce que je la garde pour plus tard ?
Ça permet de réadapter, de réajuster et surtout d’éviter de déplacer automatiquement les mêmes tâches d’une semaine à l’autre. À partir de là, j’ai une vision claire de ce qu’il reste de la semaine précédente et je peux planifier la suite.
Ce que je peux demander à l’agent
Ce type d’interaction, c’est de l’or.
Ma demande à l’agent
Regarde dans mon backlog ce qu’on s’était dit pour les prochains sprints. J’ai eu trois réunions avec des clients cette semaine et on a parlé de prochaines étapes importantes. Va lire les résumés et les transcriptions dans Notion, extrais ces prochaines étapes et propose-les-moi. Ensuite, on décidera si elles entrent dans le sprint ou si elles restent pour plus tard.
L’agent ne se contente pas de me ressortir une liste. Il va chercher le contexte dans mes réunions, le rapproche du backlog et me propose des éléments sur lesquels je peux décider.
C’est là que l’écosystème Notion + un agent prend vraiment tout son sens pour moi.
Ensuite, choisir les trois stars de la semaine
J’utilise une règle de priorité simple : quels sont les trois éléments les plus importants à terminer cette semaine ?
Ce sont les stars de la semaine. Ces tâches-là doivent absolument être faites.
C’est un peu comme la métaphore des cailloux dans une jarre : on met d’abord les gros cailloux, puis le sable. Pas l’inverse.
Je regarde ensuite ma semaine réelle : les réunions déjà prévues, le temps dont je dispose et la taille des sujets. Il faut que les trois stars puissent réellement rentrer. Ça peut être une seule star, ce n’est pas grave. L’essentiel est de décider du ou des gros sujets.
Une fois les tâches prioritaires définies, je complète avec des tâches plus petites :
- contacter Marc ;
- préparer un mail pour Philippe ;
- relire le document de Tartampion et lui donner un retour.
Ce sont des tâches moins engageantes que « préparer un guide complet sur l’utilisation des données Sell-Out dans l’efficience commerciale au niveau distributeur ». Elles peuvent remplir les espaces disponibles. Elles ne doivent pas prendre la place des gros cailloux.
Et tout le reste ?
« Mais ça ne suffit pas pour couvrir tout ce que j’ai besoin de faire ! Tu m’as menti, Jonathan ! »
J’ai le malheur de t’annoncer que ce qui ne rentre pas dans la semaine signifie simplement que tu n’auras probablement pas le temps de le faire.
C’est aussi simple que ça.
La tâche peut rester dans le backlog, attendre un prochain sprint ou être supprimée si elle n’a finalement plus de raison d’exister. Mais elle ne doit pas devenir un engagement caché qui vient polluer toute la semaine.
Parfois, en faire moins permet surtout de conclure correctement un à trois sujets importants. Les clients ou les membres de l’équipe sont contents du travail produit. Et toi, tu retrouves ce petit sentiment du devoir bien fait.
Mon backlog n’est pas vide. Ma semaine est claire.
Donc, qu’est-ce qu’on a dit ?
PRI-O-RI-SER.
Le but de l’exercice, c’est d’écrire noir sur blanc ce que tu vas faire CETTE SEMAINE. Pas la semaine prochaine. Pas ce trimestre. Cette semaine.
Tu peux le faire sous la forme d’un Kanban ou d’une simple to-do list dans ton coin, ça m’est égal. Le format compte moins que la décision.
À la fin de la semaine, tu peux te retourner. Et quand quelqu’un te demande : « Tu as fait quoi cette semaine ? »
Eh bien, tout ça. Wow.
C’est pas beau, ce sentiment du devoir accompli ?