Chaque matin, mon CRM Notion me prépare une feuille de route commerciale.
Il me rappelle qui relancer, le contexte du dernier échange et ce que je dois faire avancer. Je n’ouvre plus une longue liste en me demandant par où commencer.
Je l’ai construit progressivement, avec une base de données assez simple. Le vrai intérêt arrive ensuite : quand le CRM se relie aux réunions, aux factures, aux projets et à un assistant IA.
Voici comment je m’en sers aujourd’hui.
Pourquoi j’ai choisi Notion comme CRM
Un CRM sert à suivre les leads, les prospects, les clients et toutes les personnes que l’on aimerait voir le devenir.
Il existe beaucoup d’offres SaaS. Certains travaillent très bien avec Excel ou Google Sheets. Moi, j’ai choisi Notion pour sa simplicité et sa puissance. Comme je travaille seul, je peux garder un système assez « bac à sable ». Je n’ai pas 250 employés à faire entrer dans un processus figé.
Quatre raisons me font apprécier Notion pour cet usage :
- La flexibilité : je choisis les propriétés qui correspondent vraiment à mon activité.
- Les liens avec le reste de mon système : réunions, mails, projets, contrats et documents restent rattachés aux bonnes personnes.
- L’accès pour l’IA : Codex ou Claude peut lire et mettre à jour le CRM à partir de mes consignes, y compris dans des tâches programmées.
- L’animation quotidienne : le CRM m’aide à décider quoi faire aujourd’hui, pas seulement à stocker des contacts.
Construire une première version simple
Commencez par créer une base de données Notion. Vous pouvez partir d’une page vide et ajouter une base, ou demander à Notion AI de vous aider à en créer une.
Si vos contacts sont déjà dans Excel, enregistrez le fichier au format CSV, puis utilisez la fonction Importer de Notion.
Ensuite, gardez une première version volontairement légère. Il vous faut au minimum :
- Le nom de la personne ou de l’entreprise.
- Un statut commercial : vivier, à contacter, premier contact, proposition envoyée, en signature ou client. Choisissez vos propres étapes.
- La date du dernier échange.
- La date de la prochaine relance.
- Le potentiel.
- Le niveau de priorité.
- Les informations réellement utiles à votre segmentation.
| Nom | Statut | Besoin | Prochaine action | Relancer le |
|---|---|---|---|---|
| Camille Dubois | À contacter | Refonte du portfolio | Proposer un appel de 30 min | Aujourd’hui |
| Lucas Martin | À relancer | Suivi de ses demandes | Envoyer deux créneaux | 22 août |
| Atelier Rivage | Client actif | Planning éditorial T4 | Envoyer la synthèse | 25 août |
Relier le CRM au reste de votre activité
La base devient vraiment intéressante lorsqu’elle arrête de vivre seule.
Relier les clients aux réunions
Une fois votre liste de clients organisée, reliez-la à votre base de réunions. Notion appelle cela une propriété Relation.
Vous pouvez le faire manuellement. Un assistant connecté à Notion peut aussi vous aider si vous lui décrivez clairement les deux bases et le lien attendu. Dans les deux cas, vérifiez le résultat sur quelques fiches avant de le généraliser.
La meilleure méthode que j’ai trouvée consiste ensuite à afficher, dans chaque fiche client, une vue filtrée de la base des réunions. J’ouvre un client et je retrouve immédiatement tout son historique.
J’en ferai un article dédié, car les modèles de page, les vues liées et les filtres méritent leurs propres explications. Là, on commence à aller un peu loin 🙂
Relier les clients aux factures
Tous les mois, j’extrais mes factures et je les donne à l’IA pour mettre à jour quelques indicateurs dans le CRM : facturation cumulée, chiffre d’affaires de l’année, valeur du client dans la durée.
Cela m’aide à segmenter ma base et à me rappeler quels clients comptent le plus, surtout dans les activités récurrentes. Je vérifie toujours les montants et les correspondances avant la mise à jour. Une facture rattachée au mauvais client fausse rapidement toute l’analyse.
Relier les clients aux projets ou aux regroupements
Cette partie dépend beaucoup de votre activité.
Dans mon métier de gestion de patrimoine, je relie par exemple chaque personne à un foyer fiscal. Un foyer peut regrouper un couple, avec ou sans enfants, tout en gardant une fiche individuelle pour chacun.
Je relie aussi les clients à leurs contrats. Un même client peut en avoir plusieurs, avec des objectifs et des allocations différents. Chaque contrat vit dans sa propre base, puis il est rattaché à la bonne personne et au bon foyer.
Le principe reste le même dans d’autres métiers : un client peut être relié à plusieurs projets, dossiers, devis ou missions. L’information garde sa place, mais vous la retrouvez depuis la fiche client.
Le vrai changement pour moi : l’animation quotidienne
C’est la partie dont je ne pourrais plus me passer.
Chaque matin, Codex ou Claude lit mon CRM en suivant des règles du jeu que j’ai écrites dans une autre page Notion. Ces règles lui indiquent comment préparer ma journée commerciale. Par exemple :
- Faire avancer trois sujets dans le pipeline.
- Équilibrer les actions entre les différentes étapes commerciales.
- Garder une place pour le nurturing.
- Prévoir quelques prises de contact et les relances dues.
- 1 Faire avancer trois sujets maximum.
- 2 Équilibrer contact, relance et client actif.
- 3 Prioriser les relances arrivées à échéance.
- Le contexte du dernier échange
- L’action proposée
- La date de la prochaine relance
Validation finale par Alex
Le brief du matin devient une feuille de route
Le système transforme alors les données du CRM en actions contextualisées.
Il peut me dire : « Aujourd’hui, relance Julie. Votre dernier échange date de dix jours et elle avait évoqué deux difficultés précises. Voici l’angle que tu peux reprendre. »
Ou : « Tu as envoyé deux propositions la semaine dernière. Pour Michel et Camille, il manque encore les documents nécessaires à la signature. Vérifions s’ils sont arrivés. »
Il peut aussi remonter deux personnes du vivier, rappeler qui les a recommandées, résumer leur besoin et signaler une information manquante, comme un numéro de téléphone.
Et là, boom : j’ai ma feuille de route pour la journée.
Le brief du matin ne m’empêche évidemment pas d’ouvrir le CRM ou d’appeler quelqu’un d’autre. Si la journée prend une autre direction, j’indique simplement à l’assistant ce qui s’est passé. Il met à jour les fiches, ajoute les notes et fixe les prochaines dates de relance.
Je garde la décision finale. L’IA prépare, rappelle et met à jour. Elle ne connaît pas à ma place la qualité d’une relation, le bon moment pour appeler ou la nuance d’un échange humain.
Camille Dubois
Envoyer deux références et proposer un appel de 30 minutes.
Lucas Martin
Préparer un message court avec deux créneaux et un aperçu du tableau.
Atelier Rivage
Envoyer la synthèse, faire valider les thèmes et transmettre la facture.
En bref
Pour construire un CRM utile dans Notion :
- Commencez par une base simple, avec peu de propriétés.
- Reliez-la progressivement aux réunions, aux factures et aux projets.
- Écrivez vos règles commerciales avant de demander à une IA de préparer vos priorités.
- Vérifiez les mises à jour, surtout les montants, les relations et les dates de relance.