Vendredi, j’étais content : j’avais fermé mon sprint et préparé la semaine suivante.
Je m’apprêtais à partir l’esprit libre. Et là, je regarde tout ce qu’il reste à faire pour les semaines suivantes.
Quelle horreur.
71 tâches.
Des sujets importants, des idées, des échéances dépassées, des doublons et des cartes suffisamment anciennes pour que je ne sache même plus ce que j’avais voulu faire.
Et nettoyer une to-do list comme celle-là, c’est un enfer.
Il faut tout ouvrir, retrouver le contexte, comprendre ce qui a changé et décider si chaque tâche mérite encore d’exister. Plus la liste grossit, plus le ménage paraît impossible. Alors on repousse… et elle grossit encore.
Sauf qu’aujourd’hui, j’ai un super outil pour faire ce travail avec moi : Codex.
Le problème n’était pas d’avoir 71 tâches
Ajouter une ligne à une to-do list, c’est très facile. Ça prend quelques secondes.
On met même parfois en place des systèmes qui créent plus ou moins automatiquement de nouvelles tâches à partir de ce qui a été dit dans une réunion ou écrit dans un mail.
Le vrai problème arrive ensuite.
À force d’accumuler les tâches sans les traiter, ou sans mettre la to-do list à jour une fois qu’elles sont traitées, celle-ci devient immense.
Certaines tâches sont déjà terminées dans la vraie vie. D’autres sont obsolètes ou ont été remplacées. Il existe parfois plusieurs versions du même sujet. Et quelques cartes correspondent carrément à des projets déjà morts ou terminés.
Pour nettoyer tout ça, il faut normalement mener l’enquête et reprendre les tâches une par une.
Codex propose le tri, je décide avec lui
Dans Codex, j’ai un projet dédié à mon Kanban. Il a accès à ma to-do list et son unique raison d’être est de la lire et de la manipuler : ajouter des éléments, les nettoyer, les placer dans le prochain sprint ou les prioriser.
Dans mon système, les tâches sont regroupées sous des fiches mères, des epics.
Si je dois créer un cours, par exemple, je peux avoir plusieurs tâches : rédiger, mettre en page, traduire, publier puis communiquer. Toutes sont rattachées à une epic principale consacrée à ce cours.
Je demande donc à Codex :
Ce que je demande à Codex
Audite toute ma backlog. Regroupe les tâches par chantier et dis-moi ce qu’on doit nettoyer, requalifier ou fusionner.
Codex rapproche les sujets et me renvoie une analyse avec ses suggestions, les chantiers en cours et les tâches associées.
Et c’est là que mon travail commence.
Je lui donne le contexte, il manipule la to-do list
Je reprends les suggestions directement dans le chat avec Codex. Je surligne chaque ligne et j’ajoute mon commentaire :
« Cette tâche, c’est terminé. »
« Voilà ce qui s’est réellement passé. »
« Finalement, on va procéder comme ça. »
« Celle-ci est prioritaire, il faut la passer dès lundi. »
« Celle-là peut attendre le mois prochain. »
« Cette epic doit être reformulée pour intégrer les dépendances que je viens d’identifier. »
Pour chaque tâche, je lui explique ce qui se passe et ce que je veux en faire.
Le plus simple est même d’utiliser la voix. Je peux donner beaucoup de contexte très rapidement sans devoir rédiger une consigne parfaite. Le but est d’abord de dégrossir et de réorganiser. À partir de mes explications, Codex sait ensuite manipuler correctement les objets dans Notion.
Une demi-heure plus tard, ma to-do list était propre
Une fois toutes les annotations terminées, j’envoie la sauce.
Codex nettoie la backlog, met les cartes à jour et organise les prochaines priorités à partir de mes commentaires.
Revoir ces 71 tâches m’a pris grand maximum une demi-heure avec Codex.
Nous sommes passés de 71 tâches douteuses à 33 tâches réellement utiles. Celles qui restent sont pertinentes et agendées dans le temps, que ce soit pour un jour précis ou pour une semaine à venir.
Et surtout, je peux à nouveau ouvrir ma to-do list sans me sentir désemparé devant l’ampleur du ménage à faire.
Le lundi, je peux ensuite choisir les priorités de la semaine à partir d’une liste crédible.