J’ai une maladie !
Pas très grave : c’est le zéro inbox.
Je suis tombé dedans avec feu Inbox by Gmail, lancé par Google en 2014. J’ai adoré le concept.
Dans mon cas, le zéro inbox ne signifie pas forcément que ma boîte mail est complètement vide. Cela signifie surtout que je ne supporte pas de laisser une notification ouverte en me disant : « Je verrai ça plus tard. »
Je suis le genre de malade qui répond directement sur Teams, WhatsApp ou par mail.
Zéro latence.
Pour moi, c’est souvent un avantage. Dans le monde corporate, beaucoup de petites demandes méritent avant tout une réponse rapide plutôt qu’une réponse parfaite.
Ajoute à ça ma règle : si une tâche prend moins de cinq minutes, je la fais tout de suite.
Et tu obtiens le cocktail parfait du mec qui produit beaucoup, mais parfois de manière un peu désordonnée s’il ne se soigne pas.
Le mail qui casse tout
Le side effect arrive quand un mail contient une tâche un peu trop longue.
Parfois, je ne peux pas m’en charger immédiatement. D’autres fois, je suis déjà concentré sur autre chose et je dois la repousser.
Mais maintenant, j’ai lu le mail.
Qu’est-ce que j’en fais ?
Je le remets en non-lu ?
Pas possible. La simple vue de la pastille est une torture.
Dans Mail sur Mac, la fonction « Me le rappeler » permet de faire remonter un message à l’échéance choisie. Ça fonctionne.
Mais, dans mon usage, le mail reste un mail.
Il revient une heure, un jour ou une semaine plus tard au milieu des nouveaux messages, sans devenir une véritable action dans mon système de travail.
Le problème n’est pas seulement de me souvenir du mail.
Le problème, c’est de savoir ce que je dois réellement en faire.
Ma voiture-balai du matin
Depuis quelque temps, je fais donc passer une voiture-balai chaque matin.
Dans mon installation, Codex relit les mails reçus la veille et repère les sujets qui demandent davantage qu’une réponse expédiée :
- une échéance administrative ;
- un message de la compta ;
- un mail de la crèche ;
- une demande reçue côté corporate ;
- ou simplement un sujet qui mérite une véritable tâche.
Avant, j’utilisais Claude pour cette revue. Maintenant, j’utilise Codex. Au début, les sujets importants devenaient des rappels dans Apple Rappels. Aujourd’hui, Codex les ajoute directement à ma backlog et à mon Kanban.
Ma boîte mail n’a pas besoin de piloter mon travail
Ce système fonctionne parce que mon Super Kanban est déjà l’endroit où je décide quoi faire aujourd’hui.
Ma boîte mail n’a donc pas besoin de jouer ce rôle.
Le mail devient une tâche
Le mail ne reste plus artificiellement « non lu » juste pour que je pense à le traiter.
Il devient une tâche.
C’est ça qui change tout pour moi.
Je peux ensuite vérifier si j’ai réellement traité les sujets qui semblaient importants lorsqu’ils sont arrivés.
Ils ne disparaissent pas parce que j’ai ouvert le mail. Ils ne réapparaissent pas non plus au hasard au milieu de nouveaux messages.
Les réponses rapides restent rapides.
Les sujets plus longs sortent de la boîte mail et entrent dans le système où je pilote réellement mon travail.
Évidemment, cette méthode peut aussi remplir progressivement la backlog. Il faut donc parfois nettoyer sa to-do list pour ne conserver que les tâches encore utiles.
Mais ce ménage se fait dans le bon outil.
La boîte mail redevient un point d’entrée.
Le Kanban prend le relais.