Logiciel de secrétariat pour artisan : que choisir quand on est seul ou à quelques-uns ?

Le secrétariat d’un artisan, c’est trois métiers

Quand on dit « secrétariat », on met souvent trois choses dans le même sac. La paperasse qui fait rentrer l’argent : devis, factures, relances. Le téléphone : les appels qu’on ne peut pas prendre avec les mains dans le plâtre. Et le suivi des clients : ce qui a été dit à la visite, le mail à envoyer, qui va où demain.

Un même logiciel fait rarement bien les trois. Avant de choisir, demandez-vous laquelle des trois vous coûte vos soirées.

Les trois familles d’outils, côte à côte

Si ce sont les devis et les factures

Un logiciel de devis et factures du bâtiment est fait pour ça. Obat fait les devis et les factures en illimité dès sa formule Pro, avec acomptes, situations et avoirs ; son suivi de chantier (rentabilité, planning) est dans les formules au-dessus. Tolteck a une seule formule : devis, factures, bibliothèque d’ouvrages, et il marche aussi sans connexion internet. Les deux proposent un essai gratuit : 14 jours chez Obat, un mois chez Tolteck.

Pensez à la facture électronique. Selon la DGFiP, toute entreprise doit pouvoir recevoir des factures électroniques depuis le 1er septembre 2026, et les PME et micro-entreprises devront en émettre au 1er septembre 2027. C’est le rôle de votre logiciel de facturation. RSB System ne fait pas de factures, il ne s’en occupera pas.

Si ce sont les appels manqués

Une permanence téléphonique répond à votre place, prend le message et applique vos consignes. Op’tel affiche un abonnement à partir de 15 € HT par mois sans engagement, puis 1,25 € HT par appel traité pour les artisans. Media Call commence à 19 € HT par mois, avec des formules qui incluent un nombre d’appels.

RSB System propose aussi un standard où Léa répond aux appels que vous ne prenez pas et vous prévient si c’est important. Mais il n’est pas automatique : il se met en place sur demande avec l’équipe RSB, à partir de 50 € par mois selon le nombre d’appels.

Si c’est le suivi des clients et des chantiers

C’est ce que fait RSB System. Vous parlez, RSB écrit, et rien ne part chez un client sans votre clic.

• Vous enregistrez un rendez-vous, ou vous le racontez à Léa en sortant : RSB écrit le compte rendu (ce qui a été dit, décidé, ce qu’il reste à faire) et le range sur la fiche du client et du chantier.
• Le mail récap pour le client est prêt. Vous le relisez et il part de votre Gmail ou de votre Outlook (ou par RSB, à votre nom).
• Les choses à faire arrivent dans « À faire », les rendez-vous décidés dans l’agenda, relié à Google Agenda si vous le voulez.
• Les mails de vos clients sont rangés par client. Un client qui attend une réponse depuis plus de 4 heures s’affiche sur l’accueil.
• Chaque jour ouvré, un mail du matin : vos rendez-vous, les tâches en retard, les comptes rendus à envoyer, les devis restés sans nouvelles.
• Avec Pro : les devis faits avec Léa à partir de vos prix et de vos anciens devis, Léa sur WhatsApp depuis le chantier, et votre équipe dans le même compte.

Ce que RSB System ne fait pas

• Les factures. Vos devis RSB peuvent être copiés ou téléchargés en CSV pour les reprendre dans votre logiciel de facturation.
• Les commandes fournisseurs.
• Le PDF du devis ne s’attache pas encore au mail : votre client l’ouvre par un lien.
• Les mails passent par Gmail ou Outlook seulement, et l’agenda se relie à Google Agenda (pas encore à l’agenda Outlook).

Seul ou en petite équipe

Seul, la formule gratuite suffit pour essayer : enregistrements, comptes rendus, mails et tâches, dans la limite d’un quota d’IA chaque mois. À plusieurs, Max 3 (60 € HT par mois) et Max 5 (100 € HT par mois) mettent 3 ou 5 personnes dans le même espace, avec 3 ou 6 fois plus d’IA que Pro ; chaque personne en plus coûte 5 € HT par mois, jusqu’à 10 personnes. Un équipier voit les clients, les chantiers et les tâches, mais pas les devis ni les mails. La veille, vous préparez qui va où ; le matin, chacun reçoit sa journée sur WhatsApp, envoyée par vous.

Vous préférez être guidé ? L’accompagnement de 3 mois met RSB en place avec vous, sur vos vrais clients, et forme toute l’équipe. Voir l’accompagnement

Questions fréquentes